Prowadzisz firmProwadzisz firmę i w 2025 roku ponosiłeś wydatki służbowe w innych krajach Unii Europejskiej? Możesz odzyskać zapłacony tam VAT. Pamiętaj jednak o terminie – wniosek VAT-REF za 2025 rok należy złożyć najpóźniej do 30 września 2026 r.
Kto może odzyskać VAT zapłacony za granicą?
Z procedury VAT-REF mogą skorzystać polscy przedsiębiorcy, którzy dokonali zakupów związanych z działalnością gospodarczą w innym państwie UE.
Co do zasady przedsiębiorca powinien być czynnym podatnikiem VAT, a zakupione towary lub usługi muszą być związane z działalnością dającą prawo do odliczenia VAT.
Istotne jest również, aby przedsiębiorca nie posiadał siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, z którego chce odzyskać podatek.
Zwrot nie przysługuje natomiast przedsiębiorcom prowadzącym wyłącznie działalność zwolnioną z VAT lub korzystającym ze zwolnienia podmiotowego.
Za jakie wydatki można odzyskać zagraniczny VAT?
Wniosek VAT-REF może dotyczyć wielu kosztów ponoszonych podczas zagranicznych wyjazdów i działalności prowadzonej na terenie UE.
Mogą to być m.in. wydatki na:
- paliwo,
- wynajem samochodu i inne koszty związane z transportem,
- opłaty drogowe,
- taksówki i transport publiczny,
- noclegi,
- żywność i usługi restauracyjne,
- udział w targach i wystawach,
- inne wydatki związane z prowadzoną działalnością.
Trzeba jednak pamiętać, że każde państwo UE może stosować własne ograniczenia dotyczące zwrotu VAT od poszczególnych rodzajów wydatków.
Zakupy powinny być odpowiednio udokumentowane, np. fakturami lub dokumentami importowymi.
Jak złożyć wniosek VAT-REF?
Polski przedsiębiorca nie musi składać wniosku bezpośrednio do zagranicznego urzędu.
Wniosek VAT-REF składa elektronicznie za pośrednictwem polskiej administracji skarbowej, a następnie jest on przekazywany do właściwego państwa członkowskiego.
Wniosek można złożyć m.in. poprzez system e-Deklaracje, a także e-Urząd Skarbowy.
Po prawidłowym wysłaniu dokumentu przedsiębiorca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
30 września to ostateczny termin
Jeżeli chcesz odzyskać VAT od wydatków poniesionych w innych krajach UE w 2025 roku, wniosek VAT-REF musisz złożyć najpóźniej 30 września 2026 r.
Tego terminu nie można przywrócić, dlatego warto wcześniej sprawdzić zagraniczne faktury i dokumenty.
Jeżeli w ubiegłym roku podróżowałeś służbowo, tankowałeś za granicą, korzystałeś z hoteli, wynajmowałeś samochód lub uczestniczyłeś w zagranicznych targach – sprawdź, czy część poniesionych kosztów możesz odzyskać.
Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Zwrot zagranicznego VAT może oznaczać realne pieniądze, które wrócą do Twojej firmy.ę i w 2025 roku