Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
A to oznacza, że jeśli spółka chce zawrzeć, co do zasady jakąkolwiek umowę z członkiem zarządu, to spółkę może tylko reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik. Chodzi o wszelkie umowy, jakie mogą być zawierane przez spółkę z o.o. z członkami zarządu, więc zarówno o umowy związane z pełnioną przez członka zarządu funkcją, jak i te zawierane poza pełnioną funkcją w spółce. To mogą być: umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowę pożyczki, umowę sprzedaży, darowizny, najmu lokalu czy użyczenia itd.
Zatem w takiej umowie z członkiem zarządu, wykluczona jest reprezentacja spółki przez drugiego członka zarządu, przez pozostałych członków zarządu, czy przez tego samego członka zarządu, nawet wtedy, gdy zarząd podejmie uchwałę w tym zakresie.
Jeśli w spółce jest rada nadzorcza to spółkę reprezentuje rada. Jeżeli czynności mają być dokonywane przez radę nadzorczą, to nie działa ona jako organ za pośrednictwem wszystkich członków. Powinna działać według zasad określonych w umowie spółki czy regulaminie rady nadzorczej. A w przypadku braku takich ustaleń, zgodnie z uchwałą rady nadzorczej, np. poprzez wyznaczenie przewodniczącego rady do podpisania umowy z członkiem zarządu. Oczywistym jest, że jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej, spółkę reprezentować może tylko pełnomocnik zgromadzenia wspólników.
Jest jeden wyjątek. Otóż zgodnie z art. 210 §2 k.s.h. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.
Reasumując, umowa zawarta między członkiem zarządu a spółką wbrew powyższym zasadom jest nieważna. Zatem zajrzyjcie koniecznie do dokumentacji spółki i sprawdźcie reprezentację spółki w umowach z członkiem zarządu.
