Pracodawcy powinni pamiętać o ważnym terminie – do 30 września należy udzielić pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok. Nieprzestrzeganie tego obowiązku może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Co do zasady pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo.
Jeżeli jednak nie wykorzysta wszystkich przysługujących mu dni, stają się one urlopem zaległym. Taki urlop powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku.
W praktyce oznacza to, że zaległy urlop za 2025 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Co istotne, dla zachowania tego terminu wystarczy, aby pracownik rozpoczął korzystanie z zaległego urlopu najpóźniej 30 września.
Czy pracownik musi zgodzić się na zaległy urlop?
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy nawet bez jego zgody.
Wynika to z obowiązku zapewnienia pracownikowi rzeczywistego prawa do odpoczynku oraz niedopuszczania do gromadzenia urlopu przez kolejne lata.
Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika i wiązać się z karą grzywny.
Co z urlopem na żądanie?
W tym przypadku obowiązują inne zasady. Pracownik ma prawo do maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, przy czym dni te są częścią jego urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkową pulą urlopu.
Niewykorzystane dni nie przechodzą jednak na kolejny rok jako „urlop na żądanie”. Stają się zwykłym urlopem zaległym.
PIP otrzymuje tysiące skarg dotyczących urlopów
Problemy z prawidłowym udzielaniem urlopów nadal są częstym powodem zgłoszeń kierowanych do Państwowej Inspekcji Pracy.
W ciągu ostatnich sześciu lat do PIP wpłynęło blisko 7 tys. skarg związanych z urlopami wypoczynkowymi.
Do końca lipca 2026 roku zarejestrowano około 800 takich skarg.
Najczęściej dotyczą one nieprawidłowości związanych z udzielaniem urlopu, w tym nieudzielania go w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, oraz problemów związanych z urlopem na żądanie.
Kto ustala termin urlopu?
Co do zasady urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów.
Nie każdy pracodawca ma jednak obowiązek tworzenia takiego planu. Jeżeli w firmie nie obowiązuje plan urlopów, termin wypoczynku ustalany jest przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem.
Urlop na żądanie, ze względu na swój szczególny charakter, nie jest uwzględniany w planie urlopów.
Najpierw urlop zaległy, później bieżący
Jeżeli pracownik posiada jednocześnie urlop zaległy i urlop przysługujący za bieżący rok, w pierwszej kolejności powinien być rozliczany urlop zaległy.
Ma to zapobiegać sytuacji, w której niewykorzystane dni urlopowe gromadzą się przez kolejne lata.
Warto również pamiętać, że roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu po upływie określonego w przepisach terminu.
Dla pracodawców 30 września to więc ważna data w kalendarzu kadrowym. Warto wcześniej sprawdzić salda urlopowe pracowników i zaplanować wykorzystanie zaległych dni, aby uniknąć nieprawidłowości oraz ewentualnych konsekwencji podczas kontroli PIP.