Wirtualne biuro to dziś popularne rozwiązanie, szczególnie w przypadku spółek działających zdalnie. Pozwala ograniczyć koszty wynajmu tradycyjnego biura i zapewnia adres do rejestracji firmy oraz obsługi korespondencji.
Samo korzystanie z wirtualnego biura jest legalne. Problem może pojawić się wtedy, gdy adres istnieje wyłącznie „na papierze”, a spółka nie ma z nim żadnego rzeczywistego związku.
Co może zwrócić uwagę urzędu skarbowego?
Jednym z sygnałów jest duża liczba firm zarejestrowanych pod tym samym adresem. Sam ten fakt nie przesądza jeszcze o nieprawidłowościach, ale może prowadzić do dokładniejszej weryfikacji spółki.
Fiskus może sprawdzić również, czy pod wskazanym adresem możliwy jest rzeczywisty kontakt ze spółką. Znaczenie ma m.in. sprawne odbieranie korespondencji i jej szybkie przekazywanie zarządowi.
Kolejna kwestia to miejsce przechowywania dokumentacji. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, miejsce ich prowadzenia i przechowywania powinno być prawidłowo wskazane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wątpliwości mogą pojawić się szczególnie wtedy, gdy zarząd nie potrafi wskazać, gdzie znajduje się dokumentacja spółki, korespondencja pozostaje bez odpowiedzi, a pod adresem rejestrowym nie ma żadnych oznak obecności przedsiębiorstwa.
Urząd może również zainteresować się tym, czy wirtualne biuro jest wyłącznie skrzynką pocztową, czy daje spółce możliwość faktycznego korzystania z przestrzeni. Pomocne może być więc zapewnienie w umowie dostępu do biurka, gabinetu lub sali konferencyjnej.
Dlaczego ma to znaczenie?
Problemy z potwierdzeniem rzeczywistego funkcjonowania spółki mogą komplikować m.in. rejestrację VAT lub prowadzić do dodatkowej weryfikacji podatnika. W określonych sytuacjach urząd może również podjąć działania związane z wykreśleniem podatnika z rejestru VAT.
A to może mieć bardzo praktyczne konsekwencje – od problemów z rozliczeniami po utratę zaufania kontrahentów.
Jak ograniczyć ryzyko?
Wybierając wirtualne biuro, warto zadbać o umowę, która daje spółce realne prawo do korzystania z przestrzeni, a nie tylko możliwość posługiwania się adresem.
Dobrym rozwiązaniem jest możliwość korzystania z sali spotkań lub gabinetu oraz posiadanie jasnych zasad dotyczących odbioru i przekazywania korespondencji.
Warto również zadbać o oznaczenie spółki w budynku lub w spisie firm znajdującym się przy recepcji.
Operator wirtualnego biura powinien niezwłocznie informować zarząd o korespondencji oraz każdej próbie kontaktu ze strony urzędu.
Spółka powinna także dokładnie wiedzieć, gdzie znajduje się jej dokumentacja księgowa, korporacyjna i pracownicza oraz zadbać o prawidłowe zgłoszenie wymaganych informacji.
Wirtualne biuro może być dobrym i zgodnym z prawem rozwiązaniem. Kluczowe jest jednak to, aby za adresem rejestrowym stała rzeczywista organizacja działalności, możliwość kontaktu ze spółką i prawidłowo prowadzona dokumentacja.
Sam prestiżowy adres w centrum miasta nie wystarczy, jeśli w praktyce nikt nie potrafi skontaktować się ze spółką.
Korzystasz z wirtualnego biura? Warto sprawdzić, czy Twoja spółka jest przygotowana na ewentualną weryfikację ze strony urzędu skarbowego.